グーグルドライブアカウント作成手順と使用方法!フォルダ階層分けでデータ管理

どうも、Mr.フリーマンです。

 

今回はGmailでも有名なGoogleが提供している無料のオンラインストレージ『グーグルドライブ』についてご紹介します。

 

端末に依存しないデータ管理や外出先からも必要な書類にアクセスできるなど、とても便利なのでおすすめです。

 

Googleドライブでなにができる?

 

Googleドライブとはドキュメントファイル、写真画像、動画、その他あらゆるデータファイルをオンライン上で保管する場所です。

 

別名クラウドストレージとも呼ばれていて、インターネットに接続出来る環境さえあればパソコンやスマホなどからいつでもアクセスし閲覧や編集が可能。

 

『Googleドライブでなにが出来るの?』という方のために、どんな機能があるのか分かりやすくまとめてみました。

 

  1. ドキュメントファイル、写真画像、動画などのデータを1箇所にまとめて保管
  2. 文書作成・表計算・プレゼンテーションなどをオンラインで作成
  3. パソコンやスマートフォンなど複数の端末からアクセス可能
  4. 複数人でのデータ共有
  5. リアルタイムでファイルを同時編集(50人まで)
  6. 写真に映った文字をテキストやWord、Excelファイル形式に変換
  7. ドライブ内に保存したデータを検索表示
  8. 自動保存機能
  9. Googleフォトによる写真や動画の同期
  10. 間違って削除したファイルを復元可能
  11. セキュリティーが強固
  12. 15GBまで無料

 

なんといってもグーグルドライブの売りは、フリーで15GBのオンラインストレージを利用できることでしょう。

 

Googleドキュメント形式で作成したファイルであれば、複数人によるリアルタイムで同時編集することも可能。

 

企業の売上日報も、遠く離れた出張先から編集してアップするなんて事ができちゃいます。

 

また、画面もシンプルで使いやすく、Microsoftのワード、エクセル、パワーポイントをアップロードして閲覧・編集も可能となっています(完全な互換性ではない)。

 

個人であれば15GBもあれば十分です。

 

出典:https://www.google.com

 

もし容量が足りなくなっても100GBが1ヶ月250円。

 

1TBは1ヶ月1,300円という格安の値段で提供されているので大手企業が必要とするデータ容量も十分にカバーする事ができます(2017年1月現在)。

関連記事:画像写真やPDFをテキスト文字変換する裏技!ワードやエクセルへも出力

 

Googleドライブ新規アカウント取得手順

 

グーグルドライブへアクセスします。

 

②『ドライブをダウンロード』からお使いの端末にあったものをダウンロードします。

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  • Windows
  • Android搭載端末
  • iPhone、iPad

 

上記の3種類のみ利用が可能です。

 

 

③『同意してインストールする』をクリックします

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④『googledrivesync』というファイルが保存されますので、ダブルクリックしてください。

 

 

⑤『インストールが完了しました』と表示されれば成功です。

 

⑥続けて画面右下の『開始する』をクリックします。

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⑦Gmailのメールアドレスを入力し、『次へ』をクリックします。

Gmailアドレスを持っていない方はこちらを御覧ください ⇒ ヤフーメールが相手に届かない時はGmailで解決できる

 

 

⑧続いてパスワードを入力します。

 

 

⑨『次へ』をクリックして『完了』をクリックしましょう。

 

以上でグーグルドライブのアカウント作成とログイン手順は終了です。

 

ログインすると下記の画面が表示されます。

 

関連記事:Gmail自動振り分け設定に削除や停止変更手順!フォルダ作成方法も

 

トップ画面について

 

グーグルドライブにログインするとこのようなトップ画面が表示されます。

 

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  1. ドライブを検索:保存したファイルを検索
  2. 新規:アップロードやドキュメントの作成
  3. マイドライブ:自分の保存したデータ
  4. 共有アイテム:他のユーザーとの共有ファイル
  5. 最近使用したアイテム
  6. Googleフォト:Googleフォトと写真や動画を同期
  7. スター付き:スターをつけて後で簡単に探せるようにする
  8. ゴミ箱
  9. バックアップップ:パソコンやスマホに保存した写真や動画を自動バックアップ

 

トップ画面ではこの9つのボタンを使用しますが、『マイドライブ、検索、新規』の3つでほとんどの作業を行うことになります。

 

このシンプルさが使いやすいと評判のグーグルドライブの魅力でもあります。

関連記事:Gmailの連絡先が消えたり間違って消してしまった時の復元方法について

 

データ保存やアップロードの基本操作

 

『マイドライブ』をクリックします。

 

アップロードは画面右側へドラッグ・アンド・ドロップするだけです。

 

または、画面左上の『新規』から『ファイルのアップロード』をクリックしてファイルを選択してください。

 

 

アップロードが完了した後、『マイドライブ』をクリックすると画面右側にファイルが表示されます。

関連記事:Gmail連絡先やアドレス帳はどこ?重複コンタクトの削除や統合方法は?

 

 

フォルダ作成とファイル分け方法

 

ファイルの数が多くなってくると探すのに時間がかかります。

 

作業効率効率をあげるためにもフォルダ分けをしましょう。

 

①画面左上にある『新規』をクリックし『フォルダ』をクリックします。

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②ポップアップ画面にフォルダ名を入力して『作成』をクリックしてください。

 

このように新規フォルダが作成されていれば成功です。

 

関連記事:グーグル便利な裏技検索のコツや秘訣とは?欲しい情報の探し方

 

フォルダ階層分け手順

 

目的のデータファイルに素早くアクセスするには、フォルダの階層分けが便利です。

 

親フォルダの下に子フォルダを作りたい場合は、親フォルダを開いてから新規作成からフォルダを作ります。

 

ここでは『取引先A』という親フォルダの下に『営業日報』というフォルダを作成してみます。

 

①親フォルダをクリックする

 

②画面左上にある『新規』をクリックし『フォルダ』をクリックします。

 

 

③ポップアップ画面にフォルダ名を入力して『作成』をクリックしてください。

 

④このように親フォルダの下に新しく子フォルダが作成できていれば成功です。

 

Googleドライブはシンプルですが、実務に必須の機能が盛り込まれていてとても便利です。

 

処理速度も速く安定しているので一度使ってみてはいかがでしょうか。

 

関連記事:スカイプチャット新規登録手順や音声通話方法を分かりやすく説明

 

本日は最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

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